Các Admin hiện có nhiều công cụ và nhiệm vụ hơn bao giờ hết. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu một số câu trả lời có thể tự tìm đến bạn thay vì bạn phải đi tìm kiếm? Slackbot hiện thực hóa khả năng đó.
Hãy coi Slackbot như trợ lý kỹ thuật số cá nhân của bạn, sẵn sàng hỗ trợ bạn trong công việc quản trị Salesforce. Nó được tích hợp ngay vào Slack để giúp người dùng tìm kiếm thông tin và tự động hóa các tác vụ nhỏ (như lên lịch và soạn thảo nội dung) mà không cần phải chuyển đổi giữa các tab.
Việc sử dụng rất đơn giản, chỉ cần bắt đầu cuộc trò chuyện với Slackbot. Nó tôn trọng tất cả các quyền truy cập hiện có của bạn, vì vậy vấn đề bảo mật không đáng lo ngại. Bạn không cần cài đặt bất cứ thứ gì chỉ cần quyết định ai có quyền sử dụng nó.
Dưới đây là cái nhìn tổng quan nhanh về những gì Slackbot có thể và không thể làm để giúp bạn tương tác với Salesforce mà không cần thay đổi ngữ cảnh.
Slackbot có thể:
-
Tìm kiếm và truy vấn hồ sơ
-
Đọc và hiển thị chi tiết bản ghi
-
Tổng hợp và phân tích dữ liệu
-
Cung cấp thông tin chi tiết liên quan đến nhiều đối tượng.
Slackbot không thể:
-
Thực hiện cập nhật hồ sơ
-
Truy cập bảng điều khiển hoặc báo cáo
-
Cập nhật tin tức
Một đều đáng lưu tâm, Slackbot là một tính năng được phát triển và cập nhật liên tục, vì vậy điều đó có thể thay đổi.
Ngay cả điều này cũng chỉ là một ví dụ nhỏ. Là một trí tuệ nhân tạo đàm thoại, Slackbot có thể xử lý các yêu cầu phức tạp hơn khi được hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên. Ví dụ, hãy xem Mike Reynolds của Slack thao tác.
Mẹo quản trị Slack
Mình cũng muốn chia sẻ một số lời khuyên cho các Admin hiện đang kiêm nhiệm thêm vai trò Slack Admin. Điều quan trọng cần biết trong ngày đầu tiên là gì? Nó khác với quản trị Salesforce như thế nào?
Để trả lời câu hỏi đó, hãy đi hỏi một chuyên gia về Slackbot… chính là Slackbot! Mình vẫn tin tưởng mạnh mẽ vào vai trò của con người trong quy trình, vì vậy những điều sau đây là ý kiến cá nhân của mình, nhưng tất cả đều xuất phát từ cuộc trò chuyện mình đã có với Slackbot. Dưới đây là năm khuyến nghị mà cả hai bên đều đồng ý.
1. Lên kế hoạch cấu trúc kênh của bạn trước khi xây dựng
Ai cũng biết rằng số lượng kênh có thể tăng lên nhanh chóng khi bạn sử dụng Slack nhiều hơn. Một quy ước đặt tên hợp lý cùng với chiến lược về loại kênh nào (công khai, riêng tư, v.v.) phù hợp nhất với từng trường hợp sử dụng sẽ giúp người dùng dễ dàng điều hướng hơn trong tương lai. Khi đặt tên, hãy cân nhắc những điều sau đây.
Bắt đầu với một hệ thống tiền tố
Các tiền tố giúp các kênh tự sắp xếp và dễ dàng nhận biết nhanh chóng. Đây là kênh lập kế hoạch? Kênh nhóm? Kênh mạng xã hội? Tất cả đều là các tiền tố mà Salesforce sử dụng tại Salesforce để giúp phân loại chúng trong thư mục kênh.
Dưới đây là một vài ví dụ khác từ chính Slackbot.
-
team- → các kênh dành riêng cho nhóm (ví dụ: team-admins , team-sales )
-
proj- → công việc dự án (ví dụ: proj-crm-migration )
-
help- → các kênh hỗ trợ/hỏi đáp (ví dụ: help-salesforce , help-it )
-
announce- → phát sóng một chiều (ví dụ: announce-company , announce-releases )
-
ext- → các kênh có khách bên ngoài (ví dụ: ext-company )
Hãy viết tên bằng chữ thường và sử dụng dấu gạch ngang.
Tên kênh Slack không phân biệt chữ hoa chữ thường và không được phép có dấu cách, vì vậy dấu gạch ngang là lựa chọn tốt nhất. Ngắn gọn, mô tả rõ ràng và viết thường sẽ dễ đọc trên mọi thiết bị.
Hãy nói cụ thể, đừng khéo léo.
#proj-spring25-data-migration hữu ích hơn nhiều so với #the-big-project và dễ hiểu hơn về lâu dài. Tên kênh nên thân thiện với người dùng và mô tả nội dung cuộc trò chuyện.
Hãy ghi lại các quy ước của bạn trong một tin nhắn được ghim hoặc trên một khung vẽ.
Dù bạn quyết định thế nào, hãy viết nó ra và lưu lại ở nơi dễ tìm. Một kênh như #slack-guidelines với một bài đăng được ghim là nơi tuyệt vời để lưu trữ thông tin này.
2. Hiểu rõ sự khác biệt giữa Slack và email
Mặc dù Slack có thể giúp giảm đáng kể việc phải chuyển đổi giữa các tab để xem email, nhưng nó không nhằm mục đích thay thế hoàn toàn email. Nó phù hợp nhất cho các cuộc trò chuyện và cộng tác theo thời gian thực. Tuy nhiên, điều này đôi khi cũng tạo ra giả định về phản hồi tức thì. Các kênh, đặc biệt là kênh hỗ trợ, nên bao gồm các mô tả duy trì kỳ vọng về thời gian phản hồi.
3. Đừng bỏ qua quyền hạn và quyền truy cập của khách.
Slack có mô hình phân quyền riêng: Admin không gian làm việc, người quản lý kênh, khách mời, v.v. Admin cần hiểu cách thức này phù hợp với mô hình bảo mật của tổ chức, đặc biệt nếu có sự tham gia của các cộng tác viên bên ngoài (như đối tác hoặc khách hàng). Dưới đây là một số điểm tương đồng.
|
Salesforce |
Slack |
|
Admin hệ thống |
Chủ sở hữu không gian làm việc |
|
Người dùng tiêu chuẩn |
Thành viên |
|
Hồ sơ/Bộ quyền |
Quyền hạn cấp kênh |
|
Người dùng Cộng đồng/Trải nghiệm đám mây |
Người dùng khách |
|
Cài đặt mặc định toàn tổ chức |
Cài đặt kênh mặc định |
Điểm khác biệt chính: Quyền hạn trong Salesforce rất chi tiết và dựa trên đối tượng , trong khi quyền hạn trong Slack chủ yếu dựa trên vai trò và kênh .
Trong Slack không có cơ chế bảo mật cấp trường tương đương; quyền truy cập được kiểm soát ở cấp kênh.
4. Hãy nhớ: Việc tích hợp Slack và Salesforce rất mạnh mẽ nhưng cần có sự quản trị.
Việc tích hợp Salesforce với Slack (như cảnh báo bản ghi, phê duyệt trong Slack và thông báo được kích hoạt bởi Flow) vô cùng hữu ích, nhưng chúng cần có các biện pháp bảo vệ. Hãy suy nghĩ về việc ai có thể tạo tự động hóa, dữ liệu nào sẽ hiển thị trong Slack và làm thế nào để tránh quá tải thông báo.
Về lý thuyết, điều này tương tự như nguyên tắc đặc quyền tối thiểu : Không cấp cho người dùng hoặc kênh quyền truy cập mà họ không cần. Là một Salesforce Admin, bạn đã biết cách ngăn người dùng gây hại, cách tạo người dùng tích hợp chỉ với mức độ truy cập dữ liệu cần thiết và cách ngăn người dùng lấy thông tin họ cần nhưng lại gửi thư rác cho họ. Đó là một nguyên tắc tương tự đang được áp dụng ở đây.
5. Luôn giữ sự ngăn nắp: Quản trị không dừng lại ở giai đoạn ra mắt.
Các tổ chức Slack có thể trở nên lộn xộn rất nhanh: các kênh bị bỏ quên, không gian làm việc dư thừa, các tích hợp CNTT ngầm. Một Admin giỏi sẽ thiết lập một chu kỳ xem xét định kỳ cho các kênh, ứng dụng và các tích hợp được kết nối để giữ cho mọi thứ gọn gàng và an toàn.
Hàng tuần
-
Kiểm tra hàng đợi Quản lý ứng dụng xem có yêu cầu cài đặt ứng dụng nào đang chờ xử lý không.
-
Xem lại các tin nhắn bị gắn cờ hoặc cảnh báo về chính sách nội dung.
-
Quét tìm các kênh mới được tạo ra ngoài các quy ước đặt tên.
Hàng tháng
-
Kiểm tra các ứng dụng mới được cài đặt và xác nhận chúng có chủ sở hữu rõ ràng và mục đích kinh doanh cụ thể.
-
Xem xét các kênh không có hoạt động nào trong 30 ngày qua và gửi lời nhắc “Vẫn hoạt động chứ?” cho chủ sở hữu.
-
Kiểm tra xem có tài khoản khách nào không còn cần thiết nữa không.
-
Xem xét các trường hợp ngoại lệ hoặc quy định ghi đè trong chính sách lưu giữ dữ liệu.
Hàng quý
-
Kiểm tra toàn diện kênh: Lưu trữ các kênh không hoạt động trong hơn 90 ngày sau khi thông báo cho chủ sở hữu.
-
Xem xét lại tất cả các tích hợp đã kết nối và các ứng dụng của bên thứ ba.
-
Đánh giá tư cách thành viên không gian làm việc, xác minh phân công vai trò và loại bỏ nhân viên đã nghỉ việc.
-
Xem xét và cập nhật quy ước đặt tên kênh và tài liệu quản trị của bạn.
-
Kiểm tra các kênh chia sẻ để tìm bất kỳ tổ chức bên ngoài nào không còn được phép truy cập nữa.
Hàng năm
-
Kiểm tra toàn diện quyền hạn: Ai có quyền quản trị, chủ sở hữu hoặc các vai trò có quyền cao hơn?
-
Xem xét và cập nhật tài liệu chính sách quản trị Slack của bạn.
-
Đánh giá cấu trúc không gian làm việc: Bạn có còn cần tất cả các không gian làm việc/tổ chức hiện có không?
-
Khảo sát người dùng về những vấn đề họ gặp phải (quá nhiều kênh? nhiễu thông tin? thiếu quy trình làm việc?).
-
Phối hợp các thiết lập về lưu trữ và tuân thủ với nhóm pháp lý và an ninh của bạn.
Khi gặp khó khăn, hãy tìm đến Slackbot.
Slackbot có thể là người hướng dẫn của bạn, dù là hỗ trợ các hoạt động hàng ngày cụ thể trong công việc của bạn hay giúp bạn lên kế hoạch cho vai trò mới của mình với tư cách là Slack Admin. Khi các Admin đảm nhận nhiều trách nhiệm đa chức năng hơn, khả năng truy cập dữ liệu, tự động hóa công việc và hướng dẫn người dùng mà không cần chuyển đổi công cụ trở nên vô cùng quan trọng. Slackbot giúp các quản trị viên làm việc nhanh hơn, giảm thiểu khó khăn cho người dùng và mở rộng tầm ảnh hưởng của họ trên toàn doanh nghiệp.
Bạn còn thắc mắc gì thêm về các phương pháp tốt nhất khi sử dụng các công cụ kênh như canvas? Slackbot không chỉ có thể tư vấn mà còn giúp bạn tạo canvas.
Phải nói rằng, trong suốt những năm viết nội dung kỹ thuật, đây có lẽ là lần đầu tiên Salesforce phỏng vấn chính công cụ này để viết một bài giới thiệu hữu ích về nó. Hãy thử trò chuyện với Slackbot và cho chúng tôi biết cuộc trò chuyện của bạn diễn ra như thế nào nhé.
Lời Kết
Học Salesforce Admin là một lựa chọn nghề nghiệp thông minh, thực tế và bền vững cho người Việt muốn bước vào ngành công nghệ. Bạn không cần xuất phát điểm IT, chỉ cần:
-
Lộ trình đúng
-
Thực hành đủ
-
Kiên trì trong 3–6 tháng
Bước đầu tiên bạn có thể làm ngay hôm nay là truy cập talentforce.vn và đăng ký khoá học mới nhất, cùng bắt đầu học Salesforce Admin một cách nghiêm túc. Cơ hội nghề nghiệp toàn cầu đang chờ bạn phía trước.
